Поквартирная карточка

УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации и краткие указания по их применению и заполнению

Формы первичного учета для гостиниц
Российской Федерации и краткие указания
по их применению и заполнению

см. Информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 года.
____________________________________________________________________

Общие положения

Формы первичного учета применяются в гостиницах независимо от форм собственности.
К формам даны краткие указания по их применению и заполнению с тем, чтобы было обеспечено единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета услуг и расчетов по ним.
Формы применять в учетной практике без каких-либо изменений и дополнений.

Перечень форм документов строгой отчетности

Краткие указания по применению и заполнению форм первичного учета для гостиниц Российской Федерации

Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, а также лица, перечисленные в п.4 Инструкции о порядке регистрации граждан в гостиницах (ГУОПП МВД СССР, 1984 г.), заполняют анкету в одном экземпляре, остальные — в двух.
После проверки личные документы возвращаются владельцам.
Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй- на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.
Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН
(форма N 2-Г)

Заполняется дежурным администратором или работником бюро обслуживания на основании паспорта и визы.

СЧЕТ
(формы NN 3-Г, 3-ГМ)

Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов.
Счет выписывается в трех экземплярах: первый — выдается проживающему, второй экземпляр счета вместе с «Кассовым отчетом» (ф. N 5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий ранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке.
При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в 2-х экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.
Работник бухгалтерии сверяет формы NN 3-Г, 3-Гм с формой N 1-Г.
Счета являются бланками строгой отчетности.

КАРТА ГОСТЯ
(форма N 4-г)

Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице.
На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты.
При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую.

КАССОВЫЙ ОТЧЕТ
(форма N 5-Г)

Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму N 5-Г с формами 3-Г, 3-Гм.

РАСЧЕТЫ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ
ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ
(форма N 7-Г)

Ведется дежурным администратором или портье в 2-х экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.

КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ
(форма N 8-Г)

Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы.
Выписываются работником гостиницы в одном экземпляре.
Сдается в бухгалтерию вместе с «Кассовым отчетом» (ф. N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3-Гм) делается отметка о произведенном возврате.
Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в ф. N 8-Г с подписью в ф. N 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.

АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ
(форма N 9-Г)

Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй — материально-ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.

ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ
(форма N 10-Г)

Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в специальном журнале «П» по следующей форме:

Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал (при наличии службы портье — портье) заполняет журнал по форме:

Заявка на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале «И» по следующей форме:

ОБОРУДОВАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОТЕКИ СЧЕТОВ

Для хранения счетов контрольная картотека укомплектовывается кармашками, количество которых должно соответствовать количеству мест в гостинице с учетом временно используемых дополнительных мест.
Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам оплаты.

КВИТАНЦИЯ «АВТОСТОЯНКА»
(форма N 11-Г)

Составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в 2-х экземплярах: 1-й сдается в бухгалтерию, 2-ой — выдается на руки плательщику. Является бланком строгой отчетности.

КВИТАНЦИЯ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ
(форма N 12-Г)

Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего).
Составляется в 2-х экземплярах: 1-ый представляется в бухгалтерию, 2-ой — плательщику. Является бланком строгой отчетности.

Форма N 1-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

АНКЕТА

Оборотная сторона Ф N 1-Г

Форма N 2-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В ГОСТИНИЦЕ

и т.д. до конца с оборотом без титульного заголовка

Форма N 3-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

(сумма прописью)

Дежурный администратор _____________________________________________
(оператор механизиро- (подпись)
ванного расчета)

Форма N 3-Гм

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

1. ПРОЖИВАНИЕ
2. БРОНЬ
3. КУРОРТНЫЙ СБОР
4. ТЕЛЕФОН
5. ТЕЛЕВИЗОР
6. ХОЛОДИЛЬНИК
7. ХИМЧИСТКА
8. ПРАЧЕЧНАЯ
9. ПОРТНОВСКАЯ
10. ПРОЧИЕ УСЛУГИ
11. ПРОЖИВАНИЕ ПО Б/П
КС — КОЙКО-СУТКИ

В — ВОЗВРАТ
К — КОРРЕКЦИЯ
ИТОГО — итого сумма платежа
ИТОГО — общая сумма по б/п
———————————————————————

Кассир-оператор ___________

Форма N 4-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Гостиница __________________________________________________________
Адрес ______________________________________________________________
Телефон
Проезд
———————————————————————

КАРТА ГОСТЯ N

ПРОПУСК
на вынос вещей

Количество мест _______________________________
Наименование вещей ____________________________
Дата и час _____________________________________
Подпись _______________________________________

Форма N 5-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Гостиница __________________________________________________________

КАССОВЫЙ ОТЧЕТ

Форма N 7-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Гостиница _____________________________________________________

РАСЧЕТ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ

Форма N 8-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Форма N 9-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Форма N 10-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

ЗАЯВКА
на бронирование мест

Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за опоздание гарантируем.

Форма N 11-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

ГОСТИНИЧНЫЙ КОМПЛЕКС
АВТОСТОЯНКА

Форма N 12-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Гостиница __________________________________________________________
КВИТАНЦИЯ N ____________________

на представление дополнительных
платных услуг

Вид услуг __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Сумма ______________________________________________________________
Дата_______________________________________________________________

Форма N 13-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Карточка регистрации (по форме 9) имеет строгий порядок заполнения. Она может заполняться исключительно лицами, которые несут ответственность за регистрацию по месту проживания граждан по заявлению и предоставленному пакету документов.

Основные данные для заполнения регистрационной карты

Регистрационная карта, по закону, может быть оформлена только во время процесса регистрации того или иного лица в помещение, пригодное для жизни (помещение должно быть официально признано жилым). При этом помещение может быть:

  • государственной собственностью;
  • частной жилплощадью;
  • или принадлежать к муниципальному фонду.

Сохранность карт обеспечивают только лишь должностные лица, несущие ответственность за регистрацию.

После того, как в компетентные органы было зафиксировано обращение, в течение трех суток (но не позднее) гражданином/гражданкой в органы регистрационного учета должны быть предоставлены такие документы:

  • документ, подтверждающий личность (как правило, требуется паспорт);
  • документы, на основании которых лицо, претендующее на регистрацию, должно быть заселено в жилое помещение;
  • официальное заявление, которое подтверждает регистрацию по месту проживания.

Карта будет считаться действительной, только если в ней стоит штамп, подтверждающий регистрацию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *