Командировка работника на автотранспорте. Как учесть расходы

Вводная информация

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку. В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Период поездки подтвердят проездные документы

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Документальное оформление командировочных расходов

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

НДФЛ

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить. Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см. «Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет. Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010). Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см. «В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными. Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181). То есть и в этой части проблем быть не должно.

Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет. Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку. И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках». Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

  • исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
  • прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
  • закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать). И нарушения в этом не будет.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст.166 ТК РФ).
Из приведенного определения можно сделать вывод, что возможны две различные ситуации.
Ситуация 1. В соответствии с условиями трудового договора в обязанности водителя входят поездки в пределах одного населенного пункта или с выездом из него, но в течение одних суток.
Если такой водитель по распоряжению руководителя организации будет направлен в другой населенный пункт и продолжительность такой поездки свыше суток, то поездку следует квалифицировать как служебную командировку и возмещать работнику расходы в соответствии со ст.168 ТК РФ.
При этом на период командировки за работником может сохраняться средний заработок (ст.167 ТК РФ) либо дни командировки оплачиваются в соответствии с принятой в организации системой оплаты труда и условиями трудового договора.
Ситуация 2. Условиями трудового договора предусмотрено, что в обязанности работника входит доставка грузов в другие населенные пункты (отдаленные).
В этом случае поездка водителей не является командировкой. Поэтому возмещение командировочных расходов (в том числе суточных) не производится.
В то же время считается, что работа водителей носит разъездной характер (т.е. условия работы отличаются от нормальных), поэтому им должны быть установлены надбавки за разъездной характер работы.
Ранее размер надбавок за разъездной характер работы устанавливался в соответствии с Приложением к Постановлению Минтруда России от 29.06.1994 N 51. В настоящее время названное Постановление утратило силу (Постановление Минтруда России от 26.04.2004 N 60).
Отмена Постановления N 51 не означает отмену указанных надбавок. В соответствии со ст.149 ТК РФ при выполнении работ в условиях труда, отклоняющихся от нормальных (к таким условиям, на наш взгляд, можно отнести и разъездной характер работы), работнику производятся соответствующие доплаты, предусмотренные коллективным, трудовыми договорами. Размеры доплат не могут быть ниже установленных законами и иными нормативными правовыми актами.
При установлении размера надбавки (доплаты) за разъездной характер работы работодатели могут (хотя и не обязаны) воспользоваться действующими ранее правилами, в соответствии с которыми размер надбавки составлял:
— 15% от месячной тарифной ставки (оклада) работника, если водитель работает на междугородных рейсах менее 12 дней в месяц;
— 20% от месячной тарифной ставки (оклада), если водитель работает на междугородных рейсах 12 и более дней в месяц.
Такие надбавки не рассматриваются как компенсационные выплаты, а включаются в состав заработной платы работника и не освобождаются от обложения НДФЛ и ЕСН.
При направлении водителя грузового автомобиля в командировку необходимо соблюдать Межотраслевые правила об охране труда на автомобильном транспорте (Приложение к Постановлению Минтруда России от 12.05.2003 N 28; далее — Правила), которые распространяются на работников автотранспортных организаций (АТП), автотранспортных цехов, участков, иных организаций, предоставляющих услуги по техническому обслуживанию, ремонту и проверке технического состояния автотранспортных средств (станции технического обслуживания, авторемонтные и шиноремонтные организации, гаражи, стоянки и т.п.), а также на предпринимателей, осуществляющих перевозки грузов и пассажиров (далее — организации).
При направлении водителя в длительный рейс работодатель, кроме командировки и путевого листа, обязан установить водителю график движения по времени на движение и стоянку АТС исходя из норм соответствующих нормативных правовых актов. В графике должно быть указано время для отдыха и питания, места ночлега (п.2.3.1.9 Правил).
При составлении графиков необходимо учитывать, что работникам, труд которых непосредственно связан с движением транспортных средств, не разрешается работа за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени по профессии или должности, непосредственно связанной с движением транспортных средств, а также работа с вредными и (или) опасными условиями труда (ст.329 ТК РФ).
В соответствии с п.6 Положения о рабочем времени и времени отдыха водителей автомобилей (Приложение к Постановлению Минтруда России от 25.06.1999 N 16; далее — Положение) нормальная продолжительность рабочего времени водителей не может превышать 40 часов в неделю.
Если по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, водителям может устанавливаться суммированный учет рабочего времени (как правило, за месяц). Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.
Решение об установлении суммированного учета рабочего времени принимается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом, а при их отсутствии — по согласованию с работником, закрепляемому в трудовом договоре или приложении к нему (п.7 Положения).
При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневной работы (смены) водителям может устанавливаться не более 10 часов.
В случае когда при осуществлении междугородной перевозки водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность ежедневной работы (смены) может быть увеличена до 12 часов.
Если пребывание водителя в автомобиле предусматривается продолжительностью более 12 часов, в рейс направляются два водителя. При этом такой автомобиль должен быть оборудован спальным местом для отдыха водителя (п.8 Положения).
В состав рабочего времени водителя включаются (п.12 Положения):
— время управления автомобилем.
Ежедневная продолжительность управления автомобилем в течение периода ежедневной работы (смены) не может превышать 9 часов, а в условиях горной местности при перевозке пассажиров автобусами габаритной длиной свыше 9,5 метра и при перевозке тяжеловесных, длинномерных и крупногабаритных грузов не может превышать 8 часов.
При суммированном учете рабочего времени решением работодателя, согласованным с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом (а при их отсутствии — с работником), не более двух раз в неделю ежедневная продолжительность управления автомобилем может быть увеличена до 10 часов. При этом суммарная продолжительность управления автомобилем за две недели подряд не должна превышать 90 часов (п.13 Положения);
— время остановок для кратковременного отдыха от управления автомобилем в пути и на конечных пунктах;
— подготовительно-заключительное время для выполнения работ перед выездом на линию и после возвращения с линии в организацию, а при междугородных перевозках — для выполнения работ в пункте оборота или в пути (в месте стоянки) перед началом и после окончания смены;
— время проведения медицинского осмотра водителя перед выездом на линию и после возвращения;
— время стоянки в пунктах погрузки и разгрузки грузов, в местах посадки и высадки пассажиров, в местах использования специальных автомобилей;
— время простоев не по вине водителя;
— время проведения работ по устранению возникших в течение работы на линии эксплуатационных неисправностей автомобиля, а также регулировочных работ в полевых условиях при отсутствии технической помощи;
— время охраны груза и автомобиля во время стоянки на конечных и промежуточных пунктах при осуществлении междугородных перевозок, если такие обязанности предусмотрены трудовым договором (контрактом), заключенным с водителем (засчитывается водителю в рабочее время в размере не менее 1/3. Конкретная продолжительность времени охраны груза и автомобиля, засчитываемого водителю в рабочее время, устанавливается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом, а при их отсутствии — по согласованию с работником, закрепляемому в трудовом договоре или приложении к нему (п.16 Положения);
— время присутствия на рабочем месте водителя, когда он не управляет автомобилем при направлении в рейс двух водителей (засчитывается в рабочее время в размере не менее 50%. Конкретная продолжительность времени присутствия на рабочем месте водителя, когда он не управляет автомобилем при направлении в рейс двух водителей, засчитываемого в рабочее время, устанавливается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом, а при их отсутствии — по согласованию с работником, закрепляемому в трудовом договоре или приложении к нему (п.17 Положения);
— время в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Режим труда и отдыха, предусмотренный Положением, является обязательным при составлении графиков работы водителей. При междугородных перевозках грузов и пассажиров работодатель устанавливает водителю задание по времени на движение и стоянку автомобиля исходя из норм Положения.
Таким образом, законодатель устанавливает ограничения не по количеству рабочих часов, которые могут быть оплачены (оплачивается каждый час работы!), а по количеству рабочих часов, которые могут быть установлены водителю, направленному в междугородную поездку.
Если в соответствии с графиком движения работник, направленный в междугородную поездку, выполняет свои трудовые обязанности в дни, являющиеся выходными согласно графику работы, установленному на месяц (имеется в виду индивидуальный график работника, который может не совпадать с производственным календарем на соответствующий год), то работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ст.153 ТК РФ). Вместо отработанных выходных дней (оплаченных по двойным дневным или часовым тарифным ставкам) работнику (по его желанию) могут быть предоставлены другие дни отдыха (без оплаты).
Е.Воробьева
Ведущий эксперт
Подписано в печать
11.11.2004
«Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», 2004, N 46

…Машинисты думпкарной вертушки работают по графику сменности: 15 рабочих дней, 15 дней отдыха. Им необходимо находиться на рабочем месте все 15 рабочих дней по 24 часа неотлучно. В табеле учета использования рабочего времени указывается рабочее время — 12 часов в сутки. В связи с этим машинисты отказываются выполнять распоряжение руководства и считают, что они не обязаны находиться на рабочем месте все 24 часа в сутки. Кто прав? «
Бухгалтерские консультации «

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *